Die E-Rechnungspflicht kommt: Hinweise und Infoveranstaltung Was Betriebe jetzt wissen müssen

Für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber sind sie bereits weitestgehend verpflichtend, ab dem 1. Januar 2025 müssen auch kleine und mittelgroße Unternehmen, insbesondere Handwerksbetriebe, sowie Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen, auslesen und archivieren zu können.

Wie werden E-Rechnungen übermittelt?

Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen kommen künftig beispielsweise

• der E-Mail-Versand,
• die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
• über einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder
• per Download über ein Internetportal in Betracht.

E-Rechnungen müssen zudem ein strukturiertes Datenformat haben, das der europäischen Norm EN16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. In Deutschland sind die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD am gebräuchlichsten. Einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie Word, PDF oder Excel reichen hingegen nicht mehr aus. Betriebe benötigen für die Erstellung deshalb eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Neben einigen kostenpflichtigen Tools gibt es auch wenige Gratis-Programme.

Welche Fristen sollten eingehalten werden?

Zunächst reicht es aus, wenn sich die Handwerksbetriebe bis zum Beginn des neuen Jahres auf den Empfang, das Auslesen und Archivieren von E-Rechnungen vorbereiten. Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich dann komplett auf den Versand von E-Rechnungen umgestiegen sein.

In folgenden Fällen kann auf eine E-Rechnung verzichtet werden:

• Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro
• Fahrausweise
• Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind, wie etwa die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG).

Wie kann ich meinen Betrieb jetzt vorbereiten?

Um auf E-Rechnungen umzustellen, sollten Unternehmen eine passende Software auswählen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen: Informieren Sie Ihre Belegschaft in Bezug auf die Handhabung der neuen Software und die Standards der E-Rechnung. Besprechen Sie außerdem, falls vorhanden, mit Ihrer Steuerberatung, wie E-Rechnungen bestmöglich in Ihre Buchhaltung integriert werden können.

Tipp: Sie können auch eine gesonderte E-Mailadresse einrichten, die ausschließlich für den Empfang von Rechnungen zu verwenden ist. Damit können beispielsweise die Prüfung und Freigabe der eintreffenden Rechnungen optimiert werden. Außerdem lässt sich so die Cybersicherheit verbessern.

Vorteile und Chancen der elektronischen Rechnungen

Trotz Übergangsfristen können die E-Rechnungen umsatzsteuerpflichtige Betriebe vor Herausforderungen stellen, die aber auch viel Potenzial, etwa für Kosteneinsparungen oder eine effizientere Buchführung, bergen.

Kostenfreier E-Rechnungsviewer

Ab sofort steht der neue E-Rechnungsviewer auf dem ELSTER-Portal bereit, der Handwerksbetrieben das Lesen und Prüfen der E-Rechnungen erheblich erleichtert. Das kostenfreie Tool ermöglicht es, elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format unkompliziert zu visualisieren und zu prüfen, ohne dass für die Betriebe zusätzliche Kosten entstehen. Besonders für kleine Handwerksbetriebe ist das ein großer Vorteil, denn die Anschaffung teurer Softwarepakete wird damit vermieden.

Der Viewer kann über folgende Adressen genutzt werden:

 www.elster.de/eportal/e-rechnung
 www.erechnung.elster.de
 www.e-rechnung.elster.de

Handwerksbetriebe sollten die Gelegenheit nutzen und sich frühzeitig mit dem Tool vertraut machen, um ab 2025 gut vorbereitet zu sein.

Weitere Informationen

Umfangreiche Hilfestellungen und Informationen erhalten Sie auf  unserer Seite  Fachthemen und Aktuelles und natürlich durch Ihre Berater*innen der  Betriebsberatung.

Wie E-Rechnungen Kosten senken und die gesetzlichen Vorgaben ab 2025 waren Thema des Online-Forums „E-Rechnung: Kosten reduzieren und Prozesse optimieren“ am 09.07.2024, veranstaltet von der Handwerkskammer Berlin und DATEV eG.   Hier geht es zum Mitschnitt.