Die E-Rechnungspflicht kommt: Hinweise und Infoveranstaltung Was Betriebe jetzt wissen müssen
Für Lieferanten öffentlicher Auftraggeber sind sie bereits weitestgehend verpflichtend, ab dem 1. Januar 2025 müssen auch kleine und mittelgroße Unternehmen, insbesondere Handwerksbetriebe, sowie Selbstständige in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen, auslesen und archivieren zu können.
Wie werden E-Rechnungen übermittelt?
Für die Übermittlung elektronischer Rechnungen kommen künftig beispielsweise
- der E-Mail-Versand,
- die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle,
- über einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder
- per Download über ein Internetportal in Betracht.
E-Rechnungen müssen zudem ein strukturiertes Datenformat haben, das der europäischen Norm EN16931 für die elektronische Rechnungsstellung entspricht. In Deutschland sind die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD am gebräuchlichsten. Einfache Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme wie Word, PDF oder Excel reichen hingegen nicht mehr aus. Betriebe benötigen für die Erstellung deshalb eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Neben einigen kostenpflichtigen Tools gibt es auch wenige Gratis-Programme.
Welche Fristen sollten eingehalten werden?
Zunächst reicht es aus, wenn sich die Handwerksbetriebe bis zum Beginn des neuen Jahres auf den Empfang, das Auslesen und Archivieren von E-Rechnungen vorbereiten. Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen versendet werden. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich dann komplett auf den Versand von E-Rechnungen umgestiegen sein.
In folgenden Fällen kann auf eine E-Rechnung verzichtet werden:
- Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro
- Fahrausweise
- Umsätze, die nach Paragraph 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei sind, wie etwa die steuerfreie Vermietung von Immobilien an andere Unternehmer (Paragraph 4 Nr. 12 UStG).
Wie kann ich meinen Betrieb jetzt vorbereiten?
Um auf E-Rechnungen umzustellen, sollten Unternehmen eine passende Software auswählen und ihre Mitarbeitenden entsprechend schulen: Informieren Sie Ihre Belegschaft in Bezug auf die Handhabung der neuen Software und die Standards der E-Rechnung. Besprechen Sie außerdem, falls vorhanden, mit Ihrer Steuerberatung, wie E-Rechnungen bestmöglich in Ihre Buchhaltung integriert werden können.
Tipp: Sie können auch eine gesonderte E-Mailadresse einrichten, die ausschließlich für den Empfang von Rechnungen zu verwenden ist. Damit können beispielsweise die Prüfung und Freigabe der eintreffenden Rechnungen optimiert werden. Außerdem lässt sich so die Cybersicherheit verbessern.
Vorteile und Chancen der elektronischen Rechnungen
Trotz Übergangsfristen können die E-Rechnungen umsatzsteuerpflichtige Betriebe vor Herausforderungen stellen, die aber auch viel Potenzial, etwa für Kosteneinsparungen oder eine effizientere Buchführung, bergen.
Infoveranstaltung zur E-Rechnung am 27. November 2024
Wie sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen positiv auf den Betrieb auswirken kann, wird am 27. November von 16 bis 17.30 Uhr Thema eines gemeinsamen Online-Forums von der Handwerkskammer Berlin und der DATEV eG sein. Bei diesem kostenfreien Zusatztermin „E-Rechnung: Kosten reduzieren und Prozesse optimieren“ wird es insbesondere um gesetzliche Vorgaben für E-Rechnungen gehen.
